Sistema de Selección de Fuerza de Trabajo calificada.
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Transcripcion de la presentacion
1. SISTEMA PARA LA SELECCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y DESARROLLO ÓPTIMOS DE LA FUERZA DE TRABAJO CALIFICADA EN UNA EMPRESA, CON EXTENSIONES TERRITORIALES Y RAMALES
2. Introducción
El contenido fundamental del trabajoes un Métodoquepretende ser el soportematemático-computacional fundamental para la selecciónóptima y la distribución y desarrollo de la fuerza de trabajocalificada
3. La selección de personal
En tanto la selección de la fuerza de trabajo calificada(Cuadros), se realice en pequeños grupos, el conocimiento directo de cada canditato a ocupar los puestos (Cargos), de la entidad, puede garantizar, en principio, una buena selección de cadaCuadro para cada Cargo.
Pero hay otrasposibilidadesqueveremos a continuación.
4. Otras cuestiones que inciden en la Selección (1-a)
En primer lugar, en el mundo moderno la escala del problema aumenta en una proporción fuera de toda medida.
Así no es difícil encontrar entidades con 500 o 1000 trabajadores o más.
En estos casos es prácticamente imposible el conocimiento personal.
Claramente se puede conocer personalmente a un candidato, pero es mucho más difícil conocer a todos los posibles.
De ahí que, muchas veces el conocimiento personal es sustituido por parámetros que miden la idoneidad de los atributos de un trabajador con relación a los requisitos del cargo.
5. Otras cuestiones que inciden en la Selección (1-b)
Observación: En las entidades donde se ha aplicado el sistema, se suponía que la fuente primaria y fundamental de candidatos proviene del total de trabajadores de la entidad. Es decir, existe una política de cuadros que tiende a autosatisfacer las necesidades de la entidad.
De aquí que el problema de la selección de personal se asocia con mucha fuerza al problema de su capacitación y entrenamientos.
La existencia de ambos problemas tan estrechamente vinculados, planteó al ponente la cuestión de intentar dar respuestas, de la misma naturaleza optimizadora, a ambos problemas.
6. Otras cuestiones que inciden en la Selección (2-a)
En segundo lugar, no solo se necesita valorar múltiples aspectos que inciden en la idoneidad del candidato para un cargo.
En el contexto de la Política de Cuadros presupuesta, se necesita más bien valorar la idoneidad del candidato para múltiples cargos, si no para todos los cargos de la entidad o, al menos, para una gran parte de ellos
7. Otras cuestiones que inciden en la Selección (2-b)
Un aspecto generalmente desconocido en la selección de Cuadros, se refiere a la propia idoneidadde los Cargos.
Dicho de otro modo: ¿La “suma” de las funciones de todos los cargos de la entidad garantizan el cumplimiento de las funciones de la entidad?
Esta cuestión también fue considerada dentro del contexto de la preparación de la información para el sistema que propondremos más adelante.
8. Otras cuestiones que inciden en la Selección (3)
Es evidente que la existencia de técnicas computacionales modernas facilita en mucho la acumulación y procesamiento de la información relacionada con este complejo asunto.
Pero ¿cómo pueden ayudar estas técnicas si nos enfrentamos al problema, digamos, de seleccionar entre 300 candidatos para 50 cargos?
Claro que se pueden seleccionar, pero si hablamos de selección óptima, ya es otra la cuestión.
9. La selección óptima de personal. (1-a)
En primer lugar habría que reflexionar sobre lo que es una selección óptima.
Yo, que no soy un experto en el tema, estoy seguro de que se puede hacer una selección óptima desde múltiples puntos de vista.
Una, muy pedestre, pero que estoy seguro que funciona, pudiera ser aquella que trata de obtener los mejores cargos para los miembros de mi familia.
Pero quizás, la que deberíamos intentar obtener preferentemente es la que aportara más potencialidades a la entidad en sus desempeños técnicos, económicos y productivos, actual y perspectivamente.
10. La selección óptima de personal. (1-b)
Planteado el problema en estos términos, intentemos dar una aproximación a lo que entendemos por tal:
Supongamos que en una entidad es posible hacer evaluaciones de una cantidad dada de candidatos a los cargos. Supondremos que cada candidato es evaluado para una cantidad de cargos relacionados con su perfil actual, quizás para todos, pero no para un solo cargo. Si este último fuera el caso, no necesitamos continuar esta exposición.
Supongamos también que disponemos de valoraciones numéricas, derivadas de las evaluaciones, preferentemente en términos porcentuales, que relacionen funcionalmente cada candidato con cada cargo.
11. La selección óptima de personal. (1-c)
No negaré que, con esta información, puedan aplicarse diferentes criterios, incluso óptimos desde diferentes puntos de vista, para seleccionar a los candidatos y convertirlos en los Titulares de los cargos.
No entraré en esos análisis, para los cuales no estoy calificado. Pero yo vengo a esta reunión a proponer uno que, en mi opinión y con mi experiencia, posee gran efectividad y grandes potencialidades para dar respuesta adecuada a las necesidades técnicas, económicas y productivas, entre otros factores, de la entidad en cuestión.
El método que propongo es el de la Aplicación de modelos económico-matemáticos.
12. El Método: Aplicación de Modelos Económico-Matemáticos.
El modelo que proponemos es el de la Programación Lineal para Asignación de Personal.
La descripción formal es como sigue:
Es un procedimiento que permite realizar la selección y distribución en conjuntos de cualquier número de trabajadores, teniendo en cuenta un número ilimitadode factores laborales y de otro tipo, para un alto número de trabajadores y cargos simultáneamente, al mismo tiempo que se seleccionan los mejores equiposde hombres, entendiendo como tal, aquellos que alcancen un valor máximo total de sus coeficientes requisitos-atributos.
13. Reflexiones sobre algunos principios del Método propuesto
Quizás lo que diferencia más significativamente al método propuesto con respecto a otros es el concepto de Selección de Equipos.
Este concepto está asociado al concepto de Team Work.
Veamos una definición de este concepto, en forma general, pero también en lo que atañe a nuestro tema de análisis.
14. Concepto de Team Work
El trabajo en equipo es una acción conjunta de dos o más personas, en la que cada persona contribuye con diferentes habilidades y expresa sus intereses y opiniones individuales a la unidad y la eficiencia del grupo con el fin de alcanzar objetivos comunes.
Esto no significa que el individuo ya no es importante, sin embargo, significa que el trabajo eficaz y eficiente en equipo va más allá de los logros individuales.
El trabajo en equipo más eficaz se produce cuando todas las personas involucradas armonizan sus contribuciones y trabajan hacia una meta común.
Las empresas y otras organizaciones hacen a menudo esfuerzos de coordinación de eventos de team building en un intento de conseguir que la gente trabaje como un equipo y no como individuos.
15. Importancia del concepto de Team Work en la elección del Método de selección de personal.
Esta definición evidencia la importancia de seleccionar personal atendiendo al principio de Selección de Equipos.
Esta definición para mi fue muy grata, porque estaba desarrollando este trabajo en un contexto donde la selección individual era la norma y era muy difícil, ya se imaginarán, cambiar esos puntos de vista, a lo que contribuyó con fuerza dicha definición.
Esto fue una gratificación adicional, debido a que el método que yo propuse finalmente, realiza las selecciones óptimas de equipos y no individuales.
Así que, como se dice, el alma se juntó con el cuerpo.
16. Selección de personal bajos el principio del máximo de puntos por cargo.
El argumento que se empleaba para la selección de personal cuando se realizó este trabajo, era: los cuadros se seleccionaban tomando como el mejor aquel que obtenía más puntos(el coeficiente requisitos-atributos) con respecto a un cargo. He aquí un análisis de este principio.
Supongamos una entidad que tiene 5 cargos y 5 candidatos:
17. Análisis del caso.
Bajo el principio de selección a base del máximo de puntos por cargo, tendríamos la siguiente situación:
El cuadro A se asigna al cargo 1 con 87 puntos;
El cuadro B se asigna al cargo 2 con 92 puntos;
El cuadro C se asigna al cargo 3 con 91 puntos.
El problema surge cuando se intenta asignar un cuadro al cargo 4, pues el cuadro de máxima puntuación (por columnas) es el cuadro B con 97 puntos, pero él ya fue asignado al cargo 2 porque también tenía el máximo de puntos (92).
Entonces parece razonable asignar el cuadro B al cargo 4, porque su coeficiente en el cargo 4 (97) es mayor que en el cargo 2 (92).
Pero la consecuencia inmediata de esta decisión es que el cuadro asignado al cargo 2 sería el D, con lo que se han perdido 9 puntos.
18. Análisis del caso (continuación)
Regresando una vez mas atrás, notamos que si dejamos al cuadro B en el cargo 2, entonces deberíamos elegir al cuadro D para el cargo 2, con lo que se pierden solamente 3 puntos de asignación. Situación que parece ser la más favorable.
Finalmente, asignaríamos el cuadro E al cargo 5 y la solución final sería:
Cuadro A al cargo 1: 87 puntos;
Cuadro B al cargo 2: 92 puntos; (El máximo de puntos por este cuadro es 97)
Cuadro C al cargo 3: 91 puntos;
Cuadro D al cargo 4: 94 puntos; (El máximo de puntos en este cargo es 97)
Cuadro E al cargo 5: 91 puntos;
El valor total de la asignación es 455 puntos y, sin embargo, no se han respetado los principios de asignación por el máximo de puntos por cargos ni tampoco por el máximo de puntos por cuadros.
19. Análisis del caso. Conclusiones.
Se ha seleccionado al mejor equipo (Team) posible. Es óptimo porque cualquier otra combinación daría un resultado menor o a lo sumo igual a éste. Y no se han respetado los principios de asignación del hombre al cargo, ni del cargo al hombre.
En un problema real, digamos con 200 hombres y 50 cargos, la cantidad de combinaciones a evaluar superan en mucho las capacidades humanas. Pero es que también superan las capacidades de la mayoría de las computadoras disponibles.
El método de la Programación lineal, en cambio, puede resolver problemas aún mayores en un tiempo relativamente breve, pues dispone de un poderoso algoritmo, instrumentado para el cálculo con ordenadores, de gran eficiencia y comprobado universalmente.
20. El sistema de selección de personal. Condiciones iniciales.
Ahora nos encontramos en la siguiente situación:
Disponemos de un principio de selección, la selección de equiposque va un paso adelante a otros tipos de selecciones.
Disponemos de un Método matemático optimizador, la Programación Lineal, y de un algoritmo efectivo, el Método Simplex, instrumentado en computadoras y listo para usar.
Debemos poder disponer de los coeficientes que asocian cada candidato a cada cargo, donde se expresan, en términos porcentuales, los resultados de las diversas evaluaciones sobre una ilimitada cantidad de factores. Tantos como puedan ser evaluados con cierto grado de fiabilidad.
Y, finalmente, nos tenemos a nosotros mismos, que no es poco.
21. El sistema de selección de personal. Esquema general.
Tomando como base una empresa dada, la aplicación del Sistema requiere:
Plantilla de Cargos que se considerarán. Para cada uno se necesita conocer los Requisitos necesarios para ocuparlos.
Preselección de los Candidatos a los cargos. Para cada candidato considerado se necesita conocer los Atributos con respecto a cada uno de los requisitos de los cargos considerados. Si no tiene objeto considerar un candidato para un cargo, su coeficiente de asociación es 0. La metodología y otros procedimientos que se utilicen para la medición de los atributos de los candidatos queda fuera de los alcances de esta exposición.
22. El sistema de selección de personal. Esquema general. Continuación.
Los coeficientes de asociación del candidato ial cargo j, que denominaremos a partir de ahora Cij,seránnúmeros enteros, del 0 al 100.
Estos coeficientes pueden obtenerse de las sumas ponderadas de los valores de los coeficientes primarios de asociación del candidato a cada uno de los requisitos del cargo. Los Cij indicarán, porcentualmente, el grado en que el candidato cumple el total de requisitos del cargo.
No los agobiaré a ustedes con la explicación del Modelo matemático. Baste decir que es un lugar común en la literatura especializada. Sin embargo pueden enunciarse brevemente sus principios:
El modelo de Programación Lineal para la selección de personal busca el máximo de la forma lineal de los productos de los coeficientes de asociación, multiplicados por las variables de asociación, bajo las condiciones de que todos los cargos estén ocupados.
23. El sistema de selección de personal. Esquema general. Continuación (2)
En una de las aplicaciones que se realizó de este Sistema, se impuso la condición adicional de que todos los candidatos fueran asignados a cargos. Para lograrlo se empleo el artificio de crear un Cargo general de Reserva, al que iban a parar todos aquellos que no eran asignados a cargos reales.
Bajo los principios de la Política de Cuadros existente en la entidad, este procedimiento permitió hacer un análisis “post-morten” más detallado y determinar quiénes realmente tenían posibilidades futuras en la entidad, como cuadros de dirección.
Este análisis se complementó con otro modelo de Programación Lineal que seleccionó óptimamente las vías de calificación, recalificación y entrenamientos de esos candidatos
24. El sistema de selección de personal. Esquema general. Continuación (3)
Finalmente este modelo para la Capacitación Óptima de los Candidatos llevados a la Reserva de Cuadros, se formalizó como complemento del modelo de Selección de Personal y pasó a formar parte integral del sistema, no solo para los candidatos llevados a la Reserva de Cuadros, sino para todos los candidatos en general.
Como puede verse, todo es relativamente simple y factible.
Ahora examinaremos brevemente la Metodología empleada en las aplicaciones realizadas que, si bien no tiene un carácter universal, tiene el mérito de haberse formulado y comprobado en problemas verdaderamente complejos y de gran tamaño, en empresas de 300 a 5000 trabajadores y 50 a 300 cargos.
25. La Metodología.
Esta metodología está asociada a las especificidades de las entidades y del país donde se aplicó y, por ello tiene digamos, un cierto carácter local. Pero espero que sus principios tengan el suficiente carácter general para marcar un camino de otras metodologías que se elaboren en otros entornos y condiciones.
En ella se mezclan, inevitablemente, cuestiones de la estricta selección de personal con cuestiones de la informática y, no podían faltar, cuestiones de las matemáticas.
Pero nadie se asuste. A pesar de que todo el mundo declara odiar las matemáticas, todos sabemos pagar el autobús, verificar el vuelto del pan y, a no dudarlo, nuestro salario mensual.
26. La Metodología. Continuación.
La Metodología del Sistema consta de 11 pasos:
Análisis de las Funciones de la entidad y las Funciones expresadas en todos y cada uno de los cargos;
Determinación de los Requisitos específicos de cada cargo, de acuerdo a las Categorías medibles en el momento dado;
Determinación del conjunto de Candidatos a los Cargos;
Captación de los Datos que expresen los Atributos de los y Candidatos agrupados según los Requisitos de los Cargo;
Elaboración del Aseguramiento Computacional para el procesamiento y obtención de los Cij.
27. La Metodología. Continuación (2)
(6) Obtener los Programas del Algoritmo Simplex. Verificación y comprobación de sus características y su funcionalidad para el problema en cuestión, capacidad, velocidad, método Simplex empleado, etc. Por supuesto, esto es previo a la compra de los programas;
(7) Determinación de los coeficientes Cij;
(8) Revisión y ajustes de los coeficientes Cij;
(9) Determinación de la Asignación Óptima matemática, por el Programa Simplex, de los Candidatos a los Cargos;
(10) Análisis de la Solución Matemática. Ajustes;
(11) Toma de Decisión Final.
28. Observaciones a la Metodología.
Los pasos 10 y 11 requieren una explicación complementaria.
Al obtenerse la Asignación Óptima Matemática se supone una determinada calidad de los datos y de las reglas de asignación.
El análisis de la solución obtenida permite comprobar la calidad real, debiendo introducirse las modificaciones necesarias, no tanto en los datos (lo que se realiza en el paso 8), sino para incorporar algunas situaciones, tales como una determinada restricción para que un candidato ocupe determinado cargo, o para fijar algunas asignaciones extra modelo, etc.
Una de las ventajas más significativas del uso de estos procedimientos es que estas situaciones y otras parecidas pueden introducirse reiteradas veces en el algoritmo de asignación, hasta conformar el grupo de candidatos que serán elegidos finalmente como Titulares de los Cargos.
29. Observaciones a la Metodología. Continuación.
Una cuestión de primer orden es que, a diferencia de lo que se piensa comúnmente, un procedimiento de este tipo no elige automáticamente a los cuadros. Solamente proporciona a los directivos una información compactada, manejable y debidamente estructurada que esclarece significativamente los aspectos más importantes del proceso de selección. Ellos son los que tienen que tomar las decisiones finales.
En particular, los directivos pueden establecer una comunicación interactiva con el Sistemacon un grado de objetividad y precisión difícil de lograr por otras vías y métodos.
Piénsese que basta teclear unos pocos datos, apretar un botón y ya está lista, en pocos minutos, una nueva asignación óptima.
30. Las aplicaciones del Sistema.
El sistema se ha aplicado en tres entidades de distinta naturaleza:
En el Ministerio de Transportes de Cuba. Se seleccionaron 5 de las más importantes empresas. Las aplicaciones fueron excepcionalmente satisfactorias. En honor a la verdad, por las bondades reales del Sistema, pero también por el caos en que se desenvolvía el anterior sistema de selección. No es despreciable el orden que impone el Sistema en cualquier burocracia.
En la Marina de Guerra de Cuba, un importante y propicio campo para estas aplicaciones.
En algunas entidades del Ministerio de Cultura de Cuba, con menos rimbombancia pero también con gran efectividad.
31. Otras aplicaciones del Sistema.
En el proceso de elaboración y aplicación del Sistema, surgieron inevitablemente dos líneas de posible aplicación:
El Problema Ramal: En las condiciones de Cuba, donde la economía tiene un marcado carácter estatal, la exitosa aplicación del Sistema en el Ministerio de Transporte puso a discusión la posibilidad de aplicarlo en todo el Ministerio. A pesar de que no se obtuvieron resultados, si se analizaron teóricamente las posibilidades reales y algunas pruebas se hicieron. Tanto entusiasmo despertó esta posibilidad que se mandaron a comprar a Chile dos Supercomputadoras (de aquella época), pues la capacidad de cómputo disponible en el país no hacía factible esta aplicación. Finalmente, todo quedó en agua de borrajas.
32. Otras aplicaciones del Sistema. Continuación.
El Problema Territorial: Por las mismas razones apuntadas, también se pensó en el problema territorial. Es decir como la economía pertenece al Estado en todos los Ministerios y en todos los Territorios, pues era muy fácil la posibilidad del “intercambio” de cuadros entre empresas de distintosministerios pero de un mismoTerritorio.
Pronto pude comprobar que con la potencia de las dos supercomputadoras era factible dar respuesta a ambos problemas Ramal y Territorial. Mis experimentos llegaron a estudiar algoritmos de cálculo especiales para tratar el problema segmentadamente, una técnica poco común pero muy aceptada en los medios profesionales.
Lo difícil era que los departamentos de cuadros respectivos pusieran el huevo juntos. Finalmente ambos proyectos se archivaron, con la promesa de esperar por tiempos mejores.
33. Algunas cuestiones interesantes de la Programación Lineal
Por el tema específico de la exposición, he insistido fundamentalmente en las cuestiones matemáticas y algorítmicas.
Pero la Programación Lineal es una poderosísima herramienta de Análisis Económico que se aplica en los más variados campos.
De sus múltiples potencialidades quisiera resaltar una: la cuestión de los llamados Precios Sombra. Y para no abrumarlos innecesariamente, me valdré de un ejemplo que tiene cercanía estructuralmente con el problema de la asignación de personal.
34. Algunas cuestiones interesantes de la Programación Lineal. El Modelo de la Dieta.
Este modelo se refiere a que cada alimento contiene una cantidad de nutrientes de distinto tipo, como calcio, proteínas, vitaminas, etc.
Conociendo esas cantidades de nutrientes por tipo de alimento, los requisitos de cada nutriente en la alimentación diaria, mensual, etc, y los precios de los alimentos, el problema consiste en lograr una dieta que contenga, al menos, las cantidades mínimas necesarias de cada nutriente, al costo más bajo posible.
Este es un problema de amplísima aplicación en la alimentación humana y animal. Hay una variante de este problema que se usa para obtener las mezclas óptimas de turrones.
35. El Modelo de la Dieta. Continuación.
Pero lo realmente importante de este modelo tiene que ver con un modelo derivado de él, llamado el Modelo Dual.
En este modelo, en lugar de minimizar el costo de los alimentos, se maximiza el valor de los nutrientes.
No insistiré más en el Modelo de la Dieta. Solo diré que es de parecida naturaleza que el Modelo de Selección de Personal, por lo que, haciendo las extensiones obvias, del Modelo Dual del Problema de Asignación de Personal, podremos extraer valoraciones para los “nutrientes” de ese modelo: las personas. La importancia que puede tener esto en la Selección de Personal la dejo a consideración de ustedes.
36. El Sistema de Selección óptima de personal.CONCLUSIONES
Es un sistema que integra racionalmente las Técnicas de Evaluación de Personal, las Técnicas Computacionales y las Técnicas Matemáticas.
Es un sistema que da un paso adelante en la selección de personal, mediante la Selección de Equipos Óptimos de Candidatos a los Cargos.
Es un sistema de gran fiabilidad y gran facilidad operacional, constituyéndose en herramienta imprescindible de los Directivos para realizar su labor fundamental: la Selección de Personal.
Es un sistema de gran capacidad de generalización, que lo hace extremadamente rentable
37. El Sistema de Selección óptima de personal.Consideraciones para su aplicación
El sistema, en lo referido a las Técnicas Matemáticas y Computacionales, las que están a mis alcances valorar, solo requiere de un par de ordenadores de buena potencia y un par de buenos programadores.
La compra del Algoritmo Simplex se hace una sola vez y sirve para siempre, quizás con algunas actualizaciones.
Una buena parte de la programación en computadoras debe repetirse en cada entidad de aplicación, aunque los caminos estarían trillados y el esfuerzo adicional pudiera ser mínimo.
Claramente yo tengo gran interés en participar en las posibles futuras aplicaciones del Sistema. Aparte las cuestiones económicas, nada despreciables, quizás habrán notado a lo largo de la exposición que este Sistema es mi “hijo” más querido, por lo que cualquier intento de aplicarlo tendrá mi más decidido apoyo.
La ventaja fundamental del Software a la Medida es que el cliente no compra un paquete con infinidad de funciones innecesarias, se desarrolla solo las que realmente necesita, lo que influye de forma importante en su costo final.
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